Рекомендации по подготовке грамотного технического задания

    Описание проблемы
    Если не вдаваться в подробности, процесс можно описать следующим образом: после опубликования документации на проведение открытого конкурса или запроса котировок на поставку специальной библиотечной мебели, участники копируют техническое задание заказчика, часто даже не вникая в описание изделий. В результате побеждает участник с самой низкой стоимостью оборудования и самым коротким, иногда нереальным, сроком поставки. Затем победитель обращается к библиотекарю с просьбой разъяснить техническое задание и показать продукцию, которую необходимо поставить. Обычно следствием подобных торгов является грубое нарушение условий поставки, как по качественным характеристикам товара, так и по срокам. Процедура же расторжения государственного контракта сама по себе неприятна и весьма трудоемка. Для обращения в суд нужен грамотный юрист и большое количество времени, однако, даже это не гарантирует победу. Ко всему прочему в конце финансового года ситуация осложняется необходимостью «освоения» бюджетных средств. Всем этим и пользуются недобросовестные поставщики, «уговаривая» подписать акты приемки.
    Общие принципы
    В первую очередь нужно усвоить, что библиотечная мебель является специализированной и имеет много конструктивных нюансов. Поэтому даже проверенный поставщик офисной мебели, который прежде никогда не занимался мебелью для библиотек, вряд ли способен вписаться в отведенные сроки, разработав при этом конструктивно грамотные и удобные образцы продукции. Что уже говорить о кустарных производителях, собирающих мебель «на коленке».
    Поэтому при подготовке конкурсной документации необходимо:
1) Выбрать модели мебели и другого оборудования, обратившись ко всем возможным источникам информации: представленным в интернете каталогам, имеющимся прайс-листам и т.д. Вникнуть во все детали заказываемых товаров, понять, чем отличаются модели разных производителей, как зарекомендовала себя та или иная фирма.
2) Консультируясь со специалистами поставщиков, подготовить грамотное техническое задание. В нем необходимо детально описать все функциональные и конструктивные особенности изделия, его размеры, материалы, из которых оно сделано, и другие важные технические моменты.
3) Необходимо четко указать срок поставки товара, причем в госконтракте желательно усилить этот пункт санкциями, прописав высокий процент пеней за просрочку поставки. Достаточным является 1% за каждый день просрочки.
4) Необходимо предусмотреть санкции за поставку оборудования, не соответствующего подготовленному техническому заданию, это поможет отпугнуть недобросовестных поставщиков и любителей «легкой наживы».
5) На любом этапе общения с поставщиком не поддавайтесь на уговоры, требуйте абсолютно точного соблюдения условий госконтракта. Помните сами, и напоминайте поставщику тот факт, что поставка и, главное, ПРИЕМКА оборудования, не соответствующего госконтракту, может повлечь за собой наказание.
6) Если вы подозреваете вероятного поставщика в недобросовестности, то можете самостоятельно провести небольшую проверку (см. «недобросовестный поставщик»).
    Терминология
    «Непрофессиональный производитель» - поставщик, который не способен выполнить заказ на должном техническом уровне из-за несоблюдения технологии изготовления, отсутствия квалифицированных специалистов, разработанных чертежей изделий и т.п.
Очень важно, чтобы заказываемая продукция была серийной, т.е. все модели были согласованы между собой как по размерам, так и по внешнему виду. Серийность моделей позволит вам, в случае необходимости, произвести дополнительный заказ, и при этом получить модель, совместимую с теми, которые были приобретены ранее. Серийность моделей также важна при наступлении гарантийного случая: при работе с профессиональным поставщиком вы можете быть уверены, что испорченная модель будет заменена по гарантии. Естественно, что профессиональный производитель, выпускающий специальную мебель в течение долгого времени, способен добиться более высокого уровня качества, чем фирма, которая берется за это впервые. Типичная ситуация, когда к вам приходит производитель корпусной или офисной мебели и предлагает поставить специальную мебель для библиотек согласно вашим пожеланиям. Результат таких поставок есть на нашем сайте в рубрике «Библиотечный Чебурашка».
    Косвенными признаками серийного производителя могут быть сертификаты на специальную мебель для библиотек (в этом случае в сертификате будет фраза «мебель для библиотек»), направленность сайта компании и, естественно, известность среди библиотекарей (это можно проверить, позвонив по указанным в списке поставок телефонам). Также опыт поставок библиотечной мебели можно оценить, проанализировав список уже выполненных поставщиком проектов на сайте Федерального реестра госконтрактов: http://reestrgk.roskazna.ru/
    «Недобросовестный поставщик» - поставщик, изначально не заинтересованный в полноценной поставке и рассчитывающий на несовершенство законов и вашу правовую неосведомленность.
    Приведем характерные признаки таких поставщиков:
а) Поставщик предоставляет ложную информацию или в библиотечных кругах известны факты его недобросовестных поставок.
б) Поставщик не находится по месту регистрации, либо зарегистрирован по адресу массовой регистрации. Срок существования фирмы менее года.
в) Компания не могла отгрузить товар с адреса, указанного в накладной, счете-фактуре.
г) Директор поставщика является номинальным. Все попытки связаться с директором безрезультатны, или в отношении директора поставщика проводятся розыскные мероприятия
д) Коды ОКВЭД контрагента не позволяют ему произвести действия, которые он якобы произвел (не может выполнять работы, поставлять товар и т.п., так как создан для иных целей).